eÉvénements

La gestion d'événements est un travail de longue haleine qui occupe d'innombrables ressources.

Sollicitation des prospects, gestion de la relation avec les inscrits, élaboration de la programmation, négociation des contrats avec les fournisseurs, réservation de billets et de chambres d'hôtel pour les participants, gestion du budget et recherches de financement, relations publiques et promotion auprès des médias, optimisation des déplacements, gestion du planning, etc. : les tâches se déclinent à l'infini et ne reposent parfois que sur les épaules de deux ou trois personnes.

Pour la réussite de vos événements, ce module vous permettra :

• D'assister les participants et les différents intermédiaires tout au long de la réalisation de l'événement;
• D'assurer une synergie opérationnelle entre les différentes parties prenantes (restaurateurs, compagnies de sécurité, transporteurs, chefs de missions, centres de services, etc.);
• D'anticiper les contraintes opérationnelles et organisationnelles;
• D'encadrer les équipes du service à la clientèle;
• Mais aussi de donner une touche novatrice à ces activités.

Les fonctionnalités qu'offre ce module sont multiples, dont voici les plus importantes :

• Gérer ou participer à l'organisation de l'événement avec une interface web interactive et dynamique;
• Gérer les activités de prospection, de sollicitation et de marketing, les réservations, les inscriptions et tout ce qui a trait aux participants ou prospects de l'événement;
• Contrôler l'information sur l'événement, et administrant le contenu, les documents, les accès, les profils, etc.;
• Organiser l'événement sur le plancher avec la création d'étiquettes de noms, la conception de formulaires à distribuer pendant l'événement, etc.;
• Contrôler les niveaux d'inventaire de nourriture ou autres;
• Réserver des locaux, gérer des sous-événements ou sous-activités, gérer la configuration de salles (avec équipement audio-visuel, etc.);
• Planifier une répartition optimale des plages horaires et des activités pour conjoints et accompagnateurs;
• Analyser les habitudes des participants et sauvegarder leurs préférences afin de pouvoir communiquer avec eux de manière optimale et ciblée;
• Gérer l'événement au plan financier. Il permet le contrôle des frais de participation, de paiements et de dépôts associés à chaque événement.